Как Канбан изменил работу участка лазерной резки

3 месяца

продолжительность проекта

бюджет на софт

в 7 раз

сократилась очередь задач

Заказчик

Частный центр "Фаблаб" создает прототипы и макеты, изготавливает изделия с использованием 3D печати, лазерной резки, металло- и деревообработки. В команде — дизайнеры, инженеры, художники. Один из самых загруженных участков — лазерная резка.

Проблема и решение

Через год после запуска “Фаблаба” структура работы участка лазерной резки изменилась: появился якорный заказчик с большим годовым контрактом, объем внутренних заказов от других участков возрос в несколько раз, увеличилась сложность и ответственность заказов.

Это привело к предсказуемым проблемам:

не всегда получается уложиться в сроки, обещанные заказчикам
руководство недовольно тем, что задачи делаются "долго"
руководство несет новые задачи, а в работе еще много незавершенных
много "срочных" и "горящих" задач
специалистам участка сложно называть и гарантировать сроки

Первым шагом приняли решение сделать прозрачным поток выполнения заказов с помощью цифровой Канбан-доски.

Что делали

1. Спроектировали и запустили Канбан-доску

На отдельной сессии с помощью инструмента STATIK спроектировали Канбан-систему:

карточка = заказ (партия)
колонка = этап работы: макетирование (создание 3D модели и рабочих чертежей для лазера) → лазерная резка → постобработка (шлифовка, покраска, сборка изделия и т.д.)

В связи с отсутствием выделенного бюджета на софт, в качестве инструмента для создания доски выбрали бесплатную версию Trello, и выгрузили все текущие задачи на доску, включая заказы в “очереди”:

Первый вариант Канбан-доски в Trello: у задач «в работе» указаны ответственные; на зеленом стикере — название заказчика, красный стикер обозначает «срочные» задачи.

2. Ограничили количество незавершенной работы (WIP-лимит)

Приняли решение ограничить количество заказов “в работе” до 4 (на стадиях “макетирование”, “резка” и “постобработка”).

Ограничение количества незавершенной работы: не более 4 заказов на «рабочих» стадиях процесса.

3. Начали собирать статистику по количеству и срокам

Раз в неделю заносили данные по времени выполнения заказов в гугл-таблицу:

Сбор данных в гугл-таблицу — Таблица с данными по срокам выполнения заказов

Через 3 недели работы с помощью гугл-таблиц:

посчитали пропускную способность участка (заказов/неделю)
построили диаграмму распределения времени выполнения (LTD)
посчитали время, за которое участок выполняет 85% взятых в работу заказов

Диаграмма распределения времени выполнения (LTD)

4. Обсуждение с руководством и системные решения

На большой встрече с собственником презентовали реальные цифры — пропускную способность и сроки. Это позволило принять несколько важных решений:

“Легализовать” WIP-лимит (все увидели, что это позволяет выполнять работу с предсказуемыми сроками)
Осознать, что при текущей пропускной способности и величине очереди ключевой якорный проект не будет завершен в срок.
Приняли решение перекинуть на этап пост-обработки дополнительного сотрудника (внутреннего совместителя), чтобы специалист по лазерной резке мог уделять все свое время работе на лазерном станке и подготовке макетов
От части заказов, не несущих значимой бизнес-ценности на фоне якорного проекта, пришлось отказаться
Договорились о явных принципах распределения мощности (в %) участка лазерной резки на ближайший квартал (между якорным проектом и дополнительными заказами)

Результаты

Через три месяца очередь задач по ключевому проекту сократилась с 28 до 4 единиц.
Появилась возможность называть заказчикам реальные сроки, исходя из фактической производительности и величины очереди.

«Все внутренние заказчики теперь видят загрузку отдела на Trello-доске, и намного быстрее договариваются между собой о приоритетах. Вместо того чтобы постоянно дергать меня вопросом "Ну когда там моё будет готово?" они выясняют приоритетность задач между собой, а я могу предсказуемо выдавать результат»— Михаил, специалист участка лазерной резки

Обсудить проект

Запишитесь на встречу с основателем компании. Давайте обсудим как Канбан-метод и самостоятельные команды усилят ваш бизнес.

← Смотреть все кейсы

Комментарий эксперта

Dmitri Novikov

Это довольно необычный проект, т.к. все изменения происходили "снизу" — по инициативе команды. Для визуализации и построения статистики использовались только бесплатные инструменты — Trello и Google-таблицы.

Это показывает, что при наличии заинтересованного лидера, можно стартовать улучшения и добиться первых результатов буквально "на коленке".