Канбан-симуляция в фармацевтической компании
Показали наглядно, как ограничение WIP и сотрудничество влияют на сроки R&D проектов 🧪
Заказчик
R&D центр фармацевтической компании, выпускающей лекарственные препараты собственной разработки
Задача
Провести наглядную симуляцию в игровой форме, показывающую, как способ организации работы влияет на сроки выполнения R&D проектов.
Решение
1. Подготовка симуляции
Была выбрана Канбан-симуляция Featureban, разработанная Майклом Барроузом.
Фичебан часто проводят на бытовых примерах — "приготовления ужина", где каждая карточка — блюдо, или "строительстве дома".
Мы адаптировали игру к реальной работе R&D-центра фармацевтической компании. Каждая карточка — проект по разработке лекарственного препарата, который проходит два этапа:
- Разработка
- Валидация+трансфер
Участники каждой команды (4 человека) подготовили ~ 30 карточек с названиями лекарственных препаратов и разместили их на доске в графе "очередь".
Доска с 4 колонками: очередь, разработка, "валидация+трансфер", завершено. Каждая карточка — лекарственный препарат
2. Первый раунд: без ограничения WIP и сотрудничества
Каждый игровой день участники бросали монетку. Если выпадает орел, то участник продвигает карточку в следующую колонку. Если решка — карточка блокируется (на карточку наносится буква Б). В следующий ход, если выпадает орел карточку можно разблокировать.
Участники подбрасывают монетки
В первом раунде участники не могли помогать друг другу, и кроме того, когда их задача блокировалась — они должны были тут же вытащить в работу еще одну из очереди. Объем одновременно выполняемой работы был не ограничен.
Участники блокируют и передвигают карточки
Т.к. объем работ не был ограничен, очень скоро столбцы "в работе" оказались наглухо забиты проектами:
После 30 игровых месяцев (1 месяц = 1 подбрасывание монетки) игра была остановлена. На каждой карточке отмечался месяц, в который она была взята в работу, и месяц когда работа на ней была завершена. По этим данным было посчитано время выполнения проекта.
Участники отметили на диаграмме сколько карточек было сделано за определенное время (каждая карточка отмечалась крестиком):
Диаграмма распределения времени выполнения (LTD)
По полученным данным посчитали, что 85% проектов выполняются за 16 месяцев. Всего же за 30 месяцев было сделано 46 проектов.
3. Второй раунд: ограничение WIP и сотрудничество
Отличия второго раунда от первого:
- при блокировании проекта вытягивать новую работу не нужно
- есть ограничение количества незавершенной работы: в колонках "разработка", "валидация+трансфер" не может быть более 3 карточек в каждой
- свой "орел" участник может использовать, чтобы разблокировать заблокированную карточку коллеги из своей команды
Доска с ограничением объема незавершенной работы выглядит не такой забитой, как в первом раунде:
Глядя на доску сразу видно, на чем сфокусироваться команде
По истечении 30 игровых месяцев игра была так же остановлена. По данным второго раунда была построена вторая диаграмма распределения времени выполнения работы.
Диаграммы распределения времени выполнения: вверху - для первого раунда, внизу - для второго
Оказалось, что 85% проектов во втором раунде были сделаны за 9 месяцев. А всего за 30 месяцев сделана 31 задача.
Результаты
Выводы, которые сделали участники по итогам деловой игры:
- Когда объем одновременно выполняемой работы неограничен и нет сотрудничества:
- время выполнения проектов существенно возрастает
- время выполнения непредсказуемо (что видно по очень большому разбросу на диаграмме)
- работа ведется "хаотично", задачи долгое время висят без внимания
- Ограничение количества незавершенной работы и взаимопомощь в команде:
- позволили снизить время выполнения проектов и сделать его более предсказуемым (более "компактная" диаграмма)
- работа в команде комфортнее и веселее
- Тактику, которую выбрали команды во втором раунде — "накидываться" на проект всем вместе и быстро его закрывать. Это позволило снизить время выполнения проектов почти 2 раза, но в итоге во втором раунде сделали меньше проектов (31 во втором раунде, против 46 в первом). В реальной работе нужен баланс между производительностью и скоростью выполнения проектов.
- В реальной работе существуют проекты, которые требуют быстрого решения, или гарантированного решения к определенному сроку. Для быстрого закрытия таких проектов может хорошо работать тактика "совместного накидывания" на них.
- Визуализация (даже с помощью стикеров на ватмане) быстро помогает понять что происходит с работой, и отслеживать состояние критичных проектов и задач.
Участники отметили, что формат игры, помимо своей наглядности, создает позитивную атмосферу и позволяет отключиться от текущего рабочего контекста, посмотреть на свою работу с другой стороны.
Хотите провести такую симуляцию в своей компании?
Адаптируем игру под ваши процессы и проведем наглядную демонстрацию подходов к снижению сроков
Другие кейсы
Канбан для стратегического развития
Компания завершает в срок 80% задач развития 📈 со стратегических сессий
Канбан в HR-процессах
HR-команда на химическом заводе 🏭 сделала прозрачным процесс найма новых сотрудников