Как Канбан помог химической компании сделать процесс найма прозрачным
2 месяца
запуск проекта
44 пункта
чек-листа по каждой вакансии
2 уровня
масштаба на Канбан-доске
Заказчик
HR-отдел на производственном предприятии в химической отрасли. У компании несколько производственных площадок в разных городах.
Проблема и решение
Компания находится на стадии активного роста, и активно расширяет команду — в головном офисе и на производственных площадках. Собственник поставил задачу сделать процесс найма для всех площадок прозрачным и ритмичным.
Решено было спроектировать и запустить Канбан-систему для управления вакансиями.
Что делали
1. Спроектировали Канбан-систему для полного цикла работы по вакансии
Провели командную сессию STATIK (Systems Thinking Approach to Introduce Kanban), где HR-команда спроектировала доску, которая отражала полный процесс — от появления вакансии до адаптации вышедшего на работу сотрудника.
Карточка на доске — вакансия. Весь процесс состоит из 7 этапов. Внутри карточки чек-листы для каждого этапа процесса, чтобы ничего не упустить.
Большая часть HR-процессов в компании была отлажена и хорошо описана, поэтому оставалось все объединить, собрать в "полную цепочку" и отобразить в цифровом формате на доске.
2. Добавили доску для уровня “кандидаты на вакансию”
Ежедневная работа HR и нанимающих руководителей происходит не на масштабе потока вакансий, а на уровне “кандидат на конкретную вакансию”. Поэтому по инициативе команды добавили еще одну доску, где карточкой является "кандидат", которого приглашают на собеседование: сначала с рекрутером, далее — с нанимающим менеджером.
Т.к. в работе на стадии “найм” может находиться сразу несколько вакансий, то для кандидатов по каждой вакансии сделали отдельную "дорожку" на доске кандидатов. Колонки на этой доске спроектировали так, чтобы видеть "отвалы" кандидатов на разных этапах. Это важно, чтобы потом видеть пути улучшения процесса найма.
3. Подобрали и настроили подходящий сервис цифровых досок
Подобрали сервис цифровых досок, который позволил реализовать спроектированную систему из двух досок "на одном экране", чтобы не переключаться между разными окнами.
Условный "Trello" для такой задачи не подходил, поэтому использовали профессиональный сервис цифровых досок, ориентированный на Канбан-метод.
4. Обновили формат регулярных командных встреч
В компании уже были еженедельные встречи по HR-блоку, поэтому не стали менять их ритм, просто дополнили новым содержанием: встречи сделали вокруг доски с вакансиями, на которой сразу видно состояние по вакансиям, что на каком этапе, где "затыки".
Дополнительно ввели ежемесячную встречу по улучшению работы.
5. Чек-листы + запуск работы с метриками времени
Настроили практику "время жизни": прямо на карточке вакансии показывается сколько дней вакансия находится на данной стадии процесса. И аналогичную практику на "доске кандидатов". Начали собирать статистику по времени закрытия вакансий.
Для каждого этапа найма в компании был разработан чек-лист, который отразили в электронном виде прямо на карточке.
6. Визуализировали блокировки
Если возникает проблема, не дающая продолжить работу над вакансией, причина обозначается прямо на карточке. Чтобы можно было оперативно это отследить и устранить.
Результаты
- В компании появилось единое цифровое пространство, где прозрачно отражен весь процесс найма. Видны фактические сроки, "зависшие" вакансии и ситуация по воронке кандидатов на конкретную вакансию.
- Отслеживание прогресса по вакансии и документирование — перенесли полностью в электронный вид (раньше были бумажные формы).
- Синхронизировали взаимодействие между этапами найм → ввод в должность → сопровождение и адаптация. Необходимую информацию начали отражать прямо в карточках, настроили автоматизацию и уведомления для бесшовного прохождения кандидатов по всему процессу.
Обсудить проект
Запишитесь на встречу с основателем компании. Давайте обсудим как Канбан-метод и самостоятельные команды усилят ваш бизнес.
Комментарий эксперта
Dmitri Novikov
Комментарий эксперта
Dmitri Novikov
Все это придумали, спроектировали и реализовали сами участники HR-команды. Наша роль была в создании пространства для обсуждений, помощи с проектированием Канбан-системы, выбором и настройкой цифровой доски.